Automatización de procesos empresariales
Gracias a la tecnología, llevar a cabo algunas tareas y procesos diarios se ha convertido en algo mucho más sencillo. No solo en el ámbito personal, sino también en el profesional como por ejemplo mejorando los procesos de comunicación, de ventas o de producción.
Hoy en día las empresas se enfrentan a grandes retos para adaptarse al ritmo cambiante de la sociedad, los hábitos de consumo y la productividad. Para ello, las tecnologías han supuesto un punto de inflexión permitiendo entre otras cosas, la automatización de procesos empresariales.
La automatización de procesos permite que tareas repetitivas y manuales ahora sean llevadas a cabo por tecnologías ahorrando así tiempo y dinero. Esto permite mejorar la gestión de los recursos pudiendo mejorar la organización y eficiencia.
En el post de hoy hablamos de la automatización de procesos empresariales gracias a soluciones móviles como las apps. ¿En qué momento se debe automatizar procesos? ¿Qué herramientas se pueden utilizar? ¿Cuáles son las ventajas? Estas son solo algunas de las preguntas a las que daremos respuesta. ¡Sigue leyendo el post para no perderte nada!
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¿Qué es la automatización de procesos?
Como hemos dicho anteriormente, la automatización de procesos empresariales implica la utilización de tecnologías para no repetir tareas de forma manual. De esta forma es más sencillo llevar a cabo algunos procesos, disminuyendo costes, tiempo y mejorando el control de dichas tareas.
Hoy en día, utilizamos la automatización de tareas sin a veces ser conscientes de ello. Poder controlar un hogar inteligente de forma remota desde el móvil o poner en marcha las instalaciones de una empresa a través de una app son solo algunos ejemplos de cómo la automatización de los procesos ha llegado para facilitarnos un poco más nuestro día a día.
La automatización de procesos también permite reorganizar los recursos humanos, invirtiendo en aquellas tareas que sí necesitan la intervención de las personas para su ejecución. Además, automatizar procesos empresariales también ayuda a disminuir errores manuales y mejorar todo el flujo de trabajo.
¿En qué momento debes automatizar tus procesos?
Es cierto que no todos los procesos y tareas que se llevan a cabo en una empresa se pueden automatizar o digitalizar, por ello es necesario conocer algunas características que se deben tener en cuenta para saber si merece la pena invertir en la automatización o no.
Aunque cada empresa es un mundo y tiene sus tareas y flujos de trabajo, hay ciertos procesos que son similares y que su automatizacion puede beneficiar a cualquier negocio independientemente de su tamaño, sector de actividad y nivel de digitalización.
En este caso podemos hablar de procesos como el de ventas, atención al cliente, la asignación de tareas, la gestión de proyectos o el control de gastos y contabilidad. Estos son solo algunos procesos que en casi todas las empresas deberían estar automatizados.
Por otro lado, como hemos dicho, no todas las tareas necesitan ser automatizadas, pero ¿cómo identificar cuando automatizar un proceso? ¿Qué se debe tener en cuenta?
Algunos aspectos a tener en cuenta para valorar si automatizar un proceso son los siguientes:
- Cuando sea fácil cometer errores manuales.
- Cuando sean tareas que pueden ser llevadas a cabo con poca intervención humana.
- Cuando se gestionen grandes volúmenes de datos e información.
- Cuando sean tareas repetitivas en las que se invierte demasiado tiempo.
- Cuando existan muchas personas involucradas en el proceso.
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Herramientas automatización de procesos: las apps
Elegir una herramienta o solución para la automatización de procesos no es algo sencillo, ya que dependerá de la necesidad de tu empresa, del tamaño y de aquello que se quiera automatizar.
Para ello, hoy en día existen herramientas como las aplicaciones móviles que pueden ser utilizadas también desde diferentes dispositivos como tablets o smartwatches, así como tener versiones web para pc.
Este tipo de aplicaciones pueden estar enfocadas en la gestión de proyectos, las ventas y el marketing, la atención al cliente o los recursos humanos, entre otros.
El desarrollo de aplicaciones móviles para automatizar procesos empresariales permiten aprovechar todas las ventajas y funcionalidades de este tipo de dispositivos como la cámara, así como tecnologías complementarias como GPS, NFC o Bluetooth.
Además, este tipo de soluciones móviles son herramientas que se pueden desarrollar a medida, compatibles con diversos sistemas corporativos, seguras, intuitivas y escalables, permitiendo crecer a medida que lo hace la empresa.
Por otro lado, deben ser fáciles en su mantenimiento y soporte para facilitar el trabajo de las personas que lo utilicen diariamente.
Ventajas de la automatización de procesos
Está comprobado que la automatización de procesos y la digitalización de tareas mejora la productividad y la eficiencia de las empresas donde se implementa, pero ¿cómo? ¿Qué otras ventajas tiene la automatización?
- Reduce costes y tiempo: El hecho de automatizar procesos hace que se puedan reorganizar recursos. Si antes se invertía tiempo y personal en realizar de forma manual ciertas tareas, gracias a ala automatización se puede invertir el tiempo de estas personas en otros procesos que sí requieran la intervención humana. Reducir tiempos es también reducir costes, por lo que aunque al principio desembolsar dinero en la implementación o desarrollo de alguna herramienta, a medio/largo plazo se ven los resultados y las ventajas.
- Reducción de errores: Ante un proceso automatizado, las posibilidades de cometer errores se reducen drásticamente.
- Se estandarizan los procesos: La automatización permite estandarizar numerosos procesos que se llevan a cabo de forma más rápida pero manteniendo la calidad.
- Mayor control y mejor análisis: Implementar tecnologías para automatizar procesos permite mejorar el control sobre lo que ocurre en la empresa. Además, en la era digital en la que vivimos los datos son clave, y este tipo de herramientas pueden ofrecer mucha información que luego sirve para la toma de decisiones estratégicas y desarrollar así una ventaja competitiva.
- Mejor comunicación entre equipos: Al utilizar herramientas con capacidad de integrarse con diferentes sistemas corporativos hace que la comunicación entre equipos sea mejor, más fluida evitando cuellos de botella que podrían empeorar el servicio.
Como ves, la automatización de procesos empresariales a través de tecnologías y herramientas como aplicaciones móviles puede marcar la diferencia. En definitiva, la automatización consigue mejorar la calidad de los procesos y los servicios ofrecidos.
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